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Erros que a Staff deve evitar

Ter tudo correndo como o esperado em um evento é motivo para comemoração. Afinal, uma simples falha já pode ser suficiente para manchar a imagem da empresa — ou, em casos mais drásticos, até virar uma ação judicial. Por isso, além de uma lista de pré-requisitos sobre o que fazer, os organizadores de um evento também precisam ter em mente o que não devem fazer. Confira agora mesmo alguns erros que você precisa evitar!

Não preparar a equipe

Além da contratação de seguranças e prestadores terceirizados para o evento, é imprescindível que sua própria equipe de profissionais também esteja pronta para coordenar o andamento e controlar imprevistos. Afinal, por mais que muitos colaboradores consigam se sair bem diante dessas situações, nem todos estarão 100% preparados — especialmente aqueles que nunca participaram da organização de um evento.
Antes de mais nada, é preciso escolher pessoas com perfil proativo, capazes de agir com rapidez e gerenciar situações caóticas com calma. Mas não basta distribuir uma lista de regras, alguns walkie talkies e esperar que tudo seja executado com sucesso. Para isso, é necessário preparação.
O ideal é fazer um treinamento alguns dias antes da data programada para o evento. Também nesse aspecto, as empresas especializadas podem ajudar bastante, qualificando adequadamente esses profissionais. É sim um investimento a mais, mas que é capaz de assegurar que tudo correrá bem, uma vez que seus colaboradores estarão prontos para lidar com qualquer eventualidade.

Querer fazer tudo sozinho

Mesmo com um treinamento básico, a empresa precisa ter em mente que não é função dos colaboradores garantir a segurança física dos participantes ou cuidar de aspectos como limpeza e venda de alimentos, por exemplo. A equipe precisa estar focada na fiscalização das atividades referentes à programação do evento, além de garantir um bom atendimento ao público.
Terceirizar determinados serviços é uma alternativa simples para garantir a qualidade do evento. Em termos financeiros, essa opção também costuma apresentar um melhor custo-benefício que contratações fixas. Além disso, com elas vêm a certeza de que bons profissionais estarão trabalhando para atender às exigências dos seus convidados!
Anote aí: contar com a ajuda de especialistas é essencial. Afinal, independentemente do seu porte, o evento precisa ter um planejamento cuidadosamente definido, levando em consideração aspectos que nem sempre serão da sua expertise — como logística, contratos, documentação e finanças. Organizar tudo por conta própria pode ser mais trabalhoso do que você imagina. Então delegue tarefas! Conte com o apoio de quem entende do assunto para aumentar a eficiência de suas decisões!

Não checar referências das empresas

Antes de sair contratando empresas terceirizadas para o evento, você precisa ter certeza de sua credibilidade e confiabilidade no mercado. Afinal, não são nada raros os casos de eventos que se transformaram em verdadeiros desastres graças a problemas na montagem de estruturas ou à falta de experiência dos seguranças para lidar com situações de risco, por exemplo.
Quando se trata de segurança em eventos, toda contratação precisa ser feita com cautela. Lembre-se de que é o nome da sua empresa que estará em jogo caso algo dê errado. Então procure se informar sobre os trabalhos realizados pela terceirizada pretendida, pegue indicações de quem já foi cliente e tenha sempre mais de uma opção na sua lista de possíveis contratações. Desse modo, você garante a contratação do melhor serviço possível por um preço que cabe no orçamento da empresa.

Negligenciar a segurança

Cada tipo de evento possui um protocolo de segurança diferente. Os eventos corporativos (geralmente feiras, seminários, treinamentos e congressos) costumam ser mais simples de executar que eventos mais heterogêneos (como shows e festivais). Mas isso não quer dizer que a segurança não mereça atenção! Na verdade, esse tópico deve estar no topo da lista de prioridades dos organizadores.
Como citamos no item anterior, a contratação de uma equipe de segurança, por exemplo, exige um trabalho de pesquisa e constatação de referências. E isso demanda tempo! Não levar esse tópico a sério ou deixá-lo como demanda final na organização do seu evento pode escancarar uma porta para acidentes e problemas.

Não verificar as regras do espaço

Em eventos corporativos, é comum que as empresas subloquem salões de hotéis, espaços comerciais ou centros de convenção. Nesse caso, é preciso lembrar que tais locais já contam com normas de segurança próprias, que nem sempre elas correspondem às necessidades da sua empresa. Se você vai alugar um salão que comporta um certo limite de pessoas, mas abriu vagas para um número maior de participantes ou pretende fazer um evento de tecnologia em um espaço que não permite o uso das instalações elétricas, com certeza terá problemas.
Além de verificar a logística do espaço em que pretende realizar seu evento, é preciso ter total clareza sobre as normas de segurança que ele exige. Em alguns casos, pode ser necessário adicionar algumas orientações e fazer melhorias na sinalização, instalações e nos equipamentos de segurança, tudo para garantir que sua empresa seja lembrada por sua competência e credibilidade, em vez de pela realização de um evento desastroso.
E você, costuma organizar eventos corporativos? Que cuidados toma em relação à segurança dos participantes? Acha que as providências nesse sentido são demais para dar conta sozinho? Então entre em contato com o Grupo HR e peça ajuda para os melhores do mercado!

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