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Staff para Eventos

Momento ideal para contratar o serviço de Staff

Na hora de organizar qualquer tipo de evento tanto para uma única empresa como para um grupo inteiro de organizações, é preciso tomar certos cuidados em relação à segurança. Afinal, garantir a participação saudável de todos os convidados é simplesmente essencial para o sucesso da iniciativa. Isso sem contar que também é importante para evitar qualquer ocorrência que justifique a requisição e o consequente pagamento de indenizações ou multas. É aquele antigo ditado fazendo escola: antes prevenir que remediar.
Pronto para conferir alguns dos principais cuidados que devem ser tomados no que se refere à segurança em eventos corporativos? Então basta acompanhar os próximos tópicos!

Os requisitos básicos

Quem trabalha na gestão de eventos corporativos deve saber: alguns requisitos básicos não podem ser negligenciados. Na prática, muitas empresas deixam esse tópico como o último da lista ou não se preparam para possíveis imprevistos, mas é exatamente por essa razão que pequenos problemas costumam se transformar em grandes dores de cabeça.
Entender os princípios de segurança serve para evitar ocorrências desagradáveis, como queda de objetos, acidentes com convidados e até furtos. Sem contar que uma preparação cuidadosa, com todas as devidas informações documentadas, também pode servir como um indício, em casos de acidentes, de que a empresa fez todo o necessário para garantir a segurança dos participantes. Mas por onde começar? Confira nossa checklist!

1. Vistoriar o local

É importante vistoriar qualquer que seja o local antes da realização do evento. Veja se tudo está de acordo com as normas de segurança exigidas, além de confirmar a presença de extintores de incêndio (funcionando bem) em pontos estratégicos.
Informe-se ainda sobre as saídas de emergência: se estão devidamente sinalizadas e prontas para o caso de precisarem ser usadas por qualquer convidado, inclusive se for portador de alguma necessidade especial. Verifique também se a documentação do lugar está atualizada e se as certificações emitidas pela prefeitura e pelo corpo de bombeiros estão visíveis ao público.

2. Providenciar os alvarás

Não tem mistério: qualquer evento exige a autorização da prefeitura para ser realizado. Assim, o responsável por sua organização deve contatar a sede administrativa do município, informando-se sobre a documentação necessária. Para conceder a autorização, as autoridades geralmente solicitam os seguintes documentos:
• contrato de locação;
• medidas de limpeza;
• certificado da empresa de segurança contratada;
• termo de responsabilidade assinado;
• cópia de comunicação à polícia e ao corpo de bombeiros.

3. Gerenciar os riscos

A gestão de riscos consiste em fazer o levantamento de todas as possíveis adversidades que possam surgir durante o evento, preparando-se preferencialmente para evitá-las ou, se for necessário, para tomar as medidas necessárias caso efetivamente aconteçam.
Esses riscos tendem a depender do perfil do evento, do local e dos próprios participantes, indo desde fenômenos naturais, como tempestades e queda de raios, a falhas técnicas, como o uso inadequado das instalações elétricas, passando aí no meio do caminho por furtos, agressões, incêndios, falta de acessibilidade e contaminações pela ingestão de alimentos pouco cozidos ou vencidos, por exemplo.

4. Contratar bons seguranças

É recomendável contratar profissionais qualificados, que tenham feito cursos em boas escolas e, por isso, estejam aptos a enfrentar uma série de diferentes dificuldades. Afinal, você precisa contar com prontidão para agir diante de imprevistos e situações críticas.
Pensando nisso, vale conferir as certificações e as habilidades pessoais dos seguranças contratados. Cheque as referências de cada um e peça a opinião de pessoas que já usaram seus serviços. Bons seguranças são preparados até emocionalmente, para não perderem a cabeça por qualquer motivo, só fazendo uso da força física quando estritamente necessário.
Além do mais, é fundamental que haja seguranças em quantidade suficiente, conforme as dimensões do espaço e o volume de convidados. E uma outra recomendação, que costuma passar em branco por muitos organizadores inexperientes, é contratar também seguranças do sexo feminino, caso surja a necessidade de abordar mulheres para revista ou de entrar no banheiro feminino.

5. Organizar a logística

A segurança em eventos corporativos deve ser realizada durante todo o tempo, desde a preparação do local e a chegada dos convidados, incluindo, claro, seu período de duração e se prolongando até depois do fim. Fora isso, é recomendado seguir certos protocolos de segurança durante todo o evento, como evacuação e proteção a determinadas autoridades. Isso significa que, em casos de ameaça de qualquer tipo, devem existir medidas previamente elaboradas, prontas para serem eficientemente executadas.

6. Conhecer o público

É importantíssimo conhecer as características do público que participará do evento. Só assim é possível adotar as medidas certas. Em caso de autoridades políticas, religiosas, grandes empresários ou artistas, recomenda-se ter cuidados ainda maiores com o sistema de credenciamento, de modo a não permitir falhas de segurança e ameaças concretas. É preciso considerar também se os participantes (ou ao menos alguns deles) possuem limitações físicas, preparando o espaço adequadamente para recebê-los.

7. Garantir boa comunicação

Para garantir a segurança do evento, convém providenciar uma comunicação eficiente, com todos os participantes tendo acesso a ela de forma clara e em sua língua — ou conforme suas necessidades, no caso de deficientes auditivos ou visuais, pessoas que não sabem ler e assim por diante. Nesse sentido, a comunicação visual é essencial, indicando as respectivas salas e cômodos, entradas e saídas, refeitórios, banheiros e outros pontos.
O uso de dispositivos que permitam uma comunicação rápida e discreta com os responsáveis diretos pela segurança do evento, a fim de avisar sobre alguma irregularidade, também é bastante útil.

8. Contratar um seguro

No caso dos eventos, os seguros oferecem coberturas de diferentes tipos, garantindo indenizações no caso de acidentes que provoquem morte ou invalidez (permanente ou temporária) das vítimas ou mesmo cobrindo despesas médico-hospitalares e odontológicas. Apesar de não serem muitas as seguradoras especializadas nesse tipo de seguro de curto prazo, elas existem sim. Que tal procurar se informar sobre elas?

9. Providenciar os transportes

Outra forma de zelar pela segurança dos convidados é providenciando transportes para levá-los de um ponto central até o local do evento e, claro, devolvê-los na volta. Escolha uma boa empresa de transporte, com motoristas e veículos devidamente autorizados pelos órgãos competentes para prestar esse serviço. Assegure-se de que os veículos contam com itens fundamentais para a segurança dos usuários, como seguro para os passageiros.
Ainda falando de veículos, mas agora em outro sentido, uma boa pedida é dispor de uma ou mais ambulâncias no local do evento para o caso de algum convidado apresentar problemas de saúde ou ser vítima de um acidente. Aliás, algumas cidades inclusive exigem a presença de ambulâncias de prontidão quando o evento reúne um número muito elevado de participantes.

10. Contar com especialistas

A fim de simplificar todo o contexto para o organizador do evento, recomenda-se a contratação de uma empresa especializada para fazer a gestão de segurança do local, cuidando de todo o processo de vistoria e garantia de que o evento está bem equipado, com as instalações e os equipamentos necessários para garantir a integridade dos participantes.
Essa empresa também pode prover profissionais preparados para fiscalizar o evento, agindo sempre que necessário. Câmeras, sistemas de alarme e sinalização, além de uma comunicação eficiente com a central são alguns dos recursos tecnológicos que uma organização especialista em segurança oferece a seus clientes.

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